Et Enterprise Content Management-system i skyen som skal takle dagens tøffe krav fra bedrifter, må innfri en del sjekkpunkt
Medarbeidere som er lei av kompliserte og tungrodde interne systemer, setter i stadig større grad sin lit til egne SaaS-løsninger, såkalt shadow IT. Det kan for eksempel handle om å bruke Facebook Messenger til kommunikasjon eller dele filer via sin private skylagringstjeneste. De ansatte benytter disse tjenestene og programmene for å oppnå økt produktivitet, men organisasjonen mister kontrollen over informasjonen sin.
Det innebærer hindringer på den administrative siden og utgjør samtidig en alvorlig trussel mot sikkerheten. Problemet vokser med stormskritt, og mangelen på helhetsløsninger med den standarden som en komplett skyløsning for bedrifter bør holde, er en av årsakene.
På den ene siden skal bedriftens skyløsning kunne matche kommersielle produkter på punkt som for eksempel brukervennlighet og tilgjengelighet, men samtidig skal løsningen være mobil, 100 prosent sikker og overholde eventuelle sertifiseringskrav og den lovgivningen som organisasjonen har å holde seg til. Et tredje aspekt er integreringen med eksisterende og tredjeparts-systemer, som også må fungere knirkefritt.
Få leverandører kan levere en helhetsløsning som innfrir alle punktene på listen, og resultatet blir at ikke noe skjer, og dette kan få uheldige konsekvenser.
– Hvis den enkelte medarbeideren ikke er fornøyd med de mulighetene som finnes, finner han eller hun raskt en annen løsning, noe som kan få katastrofale følger, i og med at bedriften ikke kontrollerer sin egen informasjon og hvordan den benyttes, konstaterer Magnus Sevefjord, Nordic Sales Leader Enterprise Content Management ved IBM, som sammen med Box har utviklet en komplett bedriftsløsning på en samarbeidsplattform for fildeling, lagring samt dokumenthåndtering.
Alle deler skal være på plass
Samarbeidet med Box har gitt IBM en unik posisjon, fordi man kan tilby bedrifter og organisasjoner en komplett løsning for hvordan man samarbeider innen bedrifter, uansett bransje eller sektor.
Her er skylagringen like lett tilgjengelig som i private skytjenester, men med betydelig mer avansert funksjonalitet med tanke på så vel samarbeid som integrering mot forretningssystemer og programvareløsninger fra tredjepart.
Og her finnes innebygde chat-funksjoner med egne krypteringsnøkler, støtte for alle tenkelige filtyper og sertifiseringer som kan være nødvendige når du samarbeider, noe IBM/Box i dag er alene om på markedet.
– Enkelhet, brukervennlighet og sikkerhet er de tre førende punktene, sier Magnus Sevefjord.
Aaron Levie, grunnlegger og administrerende direktør for Box, bekrefter at dagens foranderlige teknologiutvikling krever skyløsninger i absolutt verdensklasse.
– Vår omfattende allianse med IBM åpner en spennende mulighet for begge selskaper til å nå nye markeder, der vi kan levere komplette løsninger og tjenester som kan omdefinere bransjer og revolusjonere Enterprise Mobility, sier Aaron Levie.
Magnus Sevefjord innrømmer at løsningen stiller store krav til dem som leverandør, ikke minst på sikkerhetssiden.
– Lover forandres og ser ulike ut på ulike markeder, ikke minst når det gjelder hvilken type data man kan håndtere og hvordan man kan håndtere den. Visse typer data egner seg for eksempel bedre til en såkalt privat sky, og der kan løsningene være forskjellige, avhengig av kundens behov.
IBM kommer til å øke sitt servernærvær i Europa kraftig i løpet av sommeren, noe som også åpner for lokal lagring. Håpet er at man nå skal nå ut til selskaper som for eksempel har følt seg hindret eller har vært skeptiske til å skaffe en ekstern skyløsning, på grunn av selskapets politikk eller lovgivning.